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AssCompact 02/2019

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ASSEKURANZ © WrightStudio – Fotolia.com Warum die Transformation schwerfällt Versicherer machen mit ihren IT-Projekten häufig durchwachsene Erfahrungen, da Prioritäten oftmals falsch gesetzt werden und klassische Hierarchien überwiegen. Agile Projekte sind im Vergleich dazu im Vorteil, bedeuten aber auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. In ihrem Transformationsprozess bleiben viele Versicherer in Ansätzen stecken und bringen ihre IT-Projekte nicht zu dem gewünschten Erfolg. Einer der Gründe, warum so viele IT-Projekte scheitern, liegt in zu starrem Projektmanagement. Agilität wird oft falsch verstanden und falsch umgesetzt. Vor allem das Silodenken und die mangelnde Unterstützung durch das Topmanagement erschweren die Innovation bei den Versicherern. Als Folge werden große Teile der IT-Ressourcen der Versicherer für die Wartung bestehender Alt-Systeme verwendet. Das führt zwangsläufig zu Abstrichen in der Flexibilität und der Geschwindigkeit und letztendlich zu einer mangelnden Vermittler- und Kundenorientierung. Digitale Transformation kommt dadurch nur schwer in Gang. Dabei kann die Transformation einfacher, effektiver und vor allem viel reibungsloser gestaltet werden, als allgemein angenommen wird. Um das zu erreichen, ist es wichtig, dass die Fachbereiche und die IT an einem Strang ziehen. Direktes und starkes Engagement vom Topmanagement und die klare Definition eines neuen Zielmodells (Target Operating Model), das den Vermittler und den Kunden in den Mittelpunkt stellt und nicht die vorhandenen Strukturen, sind die ersten Voraussetzungen für den Schritt hin zu einer erfolgreichen Transformation. Komplexität in der IT reduzieren Viele Versicherer tun sich allerdings schwer damit, die Komplexität im eigenen Hause zu reduzieren. Es fängt damit an, Prozesse und etablierte Strukturen zu hinterfragen. Klare Priorisierung führt dazu, dass man Risiken gering und die Kosten im Rahmen hält. Aber gerade bei der Priorisierung verlässt viele Versicherer der Mut. Die Folge: Stärkere Unternehmensbereiche setzen sich gegen die schwächeren durch, Fachbereiche verzetteln sich in Anpassungen und Detailfragen und man traut sich nicht an die Dinge, die den größten Vorteil bringen. Sollers Consulting begleitet seit vielen Jahren Versicherer in agilen Projekten und hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Woran liegt das? Mit agilem Projektmanagement verlieren Versicherer ihre Ziele nicht aus dem Auge und behalten gleichzeitig ein Maximum an Flexibilität. Die Erfahrung zeigt: Es gibt kein Projekt, das am Ende in jedem Detail so umgesetzt wird, wie am Reißbrett geplant. Ein typisches Problem in IT-Projekten ist die Individualisierung. Unternehmen beharren auf ihren Geschäftsmodellen, weil sie darin einen Wettbewerbsvorteil sehen. Dabei ist ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung von modernen Standardlösungen, individuelle Anpassungen zu reduzieren. So wird die Komplexität eines Großprojekts verringert. Bei zu viel Individualisierung können spätere Anpassungen zur Kostenfalle werden. Um eine Transformation zu erreichen, müssen bestehende Prozesse hinterfragt und neu definiert werden. Klassische Projekte stoßen an ihre Grenzen Nicht zuletzt kommt es auf eine klare Willensbildung an. Anforderungen müssen klar definiert sein. In der Praxis 32 Februar 2019

ist dies oft einer der wichtigsten Gründe, warum Projekte in zeitlichen Rückstand geraten. Natürlich ist es erforderlich, Standardsoftware an ein Unternehmen anzupassen, und das ist auch möglich. Doch zu viel Individualisierung führt dazu, dass sich Versicherer mit ihren IT- Projekten übernehmen. Es ist nicht zielführend, die alte Welt in einem neuen System nachzubauen. Standardisierung ist deshalb ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Jede Anpassung sorgt am Ende des Tages dafür, dass eine Umsetzung komplexer wird und an Flexibilität einbüßt. Individuelle Anpassungen steigern zudem die Kosten. Es gilt, Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen und Aufwand und Nutzen bei jeder Individualisierung abzuwägen. Individuelle Anpassungen haben zudem einen großen Einfluss auf die Laufzeit eines Projektes. Je enger man sich an den Standard hält, desto schneller kann die neue Lösung live geschaltet werden. Die immer noch weitverbreiteten klassischen Projektmanagementmethoden stoßen bei komplexen Transformationsvorhaben schnell an ihre Grenzen. Statistiken zeigen, dass sogenannte Wasserfallprojekte, bei denen klassisch von oben nach unten hierarchisch durchgeplant wird, in nur 26% der Fälle zu echtem Erfolg führen. Erfolg heißt hier, dass ein Projekt rechtzeitig zum Abschluss gebracht wird (on Time), dass die Ressourcen im Bereich der Planung bleiben (on Budget) und dass die anvisierten Ziele auch hundertprozentig umgesetzt werden (on Scope). Knapp drei von vier Wasserfallprojekten enden in Misserfolgen. Agile Projekte sind in der Praxis viel erfolgreicher als Wasserfallprojekte, sowohl was das Budget als auch den Zeitrahmen und den Umfang anbetrifft. 42% sind erfolgreich. Die Zahl der gescheiterten Projekte ist viel geringer als bei dem Einsatz von Wasserfallmethoden. Transformationsprozess: Agile Projekte sind im Vorteil Hierarchische Wasserfallprojekte sind weniger erfolgreich als agile Projekte, wie die Grafik zeigt. Sollers Consulting hat die Idee der agilen Projekte mit dem Skeleton-Ansatz weiterentwickelt. Quelle: Vitality Chicago / Sollers Consulting GmbH wichtigsten Funktionalitäten (das Skelett) werden zuerst geliefert und später um weitere Funktionalitäten und Features ergänzt. Versicherer haben erfreuliche Fortschritte gemacht und immer mehr erkennt man in der Branche den Wert von Agilität. Doch der Ansatz wird häufig falsch und unzureichend umgesetzt. Die Vorteile agiler Methoden kommen erst dann zur Geltung, wenn das Unternehmen ganzheitlich hinter dem Ansatz steht und dazu beiträgt, eine agile Kultur zu fördern. Bei der Einführung agiler Methoden sind kulturelle Aspekte die größte Herausforderung. Agilität kann nicht einfach verordnet werden. Die Einführung ist ein Prozess, der auf dem Prinzip „Learning by doing“ erfolgt. Unternehmen müssen eine Umgebung schaffen, die Zusammenarbeit fördert und Vertrauen schafft. Es ist wichtig, Wissen zu teilen und eine offene Diskussionskultur zu etablieren. Agile lebt von flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Unternehmen müssen deshalb dazu bereit sein, Kompetenzen weiterzugeben. Gefestigte Strukturen stehen der Umstellung auf Agile oftmals im Weg. Das kritische Hinterfragen etablierter Prozesse und das Aufbrechen starrer Hierarchien führt zu Widerständen innerhalb der Organisation. Erfolgreich agil zu arbeiten, setzt deshalb eine hohe Veränderungsbereitschaft voraus und den Willen, Hierarchien durch Teams zu ersetzen. W Mit dem Skelett-Ansatz schneller als geplant Sollers hat den agilen Projektansatz noch verfeinert und den sogenannten Skeleton-Ansatz entwickelt. Damit ist es gelungen, Projekte sogar schneller zum Erfolg zu bringen als geplant. Der Skeleton-Ansatz folgt Lean-Prinzipien. Die Von Justyna Mekler, Senior Consultant bei der Sollers Consulting GmbH Februar 2019 33