Aufrufe
vor 9 Monaten

AssCompact 02/2020

  • Text
  • Februar
  • Unternehmen
  • Vermittler
  • Makler
  • Versicherer
  • Pflege
  • Thema
  • Deutschland
  • Digitalisierung
  • Banken

DIGITALISIERUNG Digitale

DIGITALISIERUNG Digitale Maklerpost – Vom Einstieg bis zum täglichen Workflow Die digitale Maklerpost ist vom Wunsch- zum absoluten Mussprozess bei modernen Vermittlern geworden. Der digitale Empfang der Post von Versicherern und Pools bietet klare Mehrwerte für den Büroalltag. Der Einstieg ist jedoch nicht trivial und die Vielfalt der übermittelten Daten und ihrer Übertragungskanäle bringt einige Herausforderungen mit sich. Die täglichen Postvorgänge in einem Maklerbüro müssen gut organisiert werden. Das gilt insbesondere für darin enthaltene zeitaufwendige Tätigkeiten und Vorgänge wie etwa Anmeldung, Abholung, Kategorisierung, Verteilung, Zusammenführung, Archivierung, Aussteuerung und die automatisierte Weiterverarbeitung bis hin zur Überlassung an den Kunden. Die Maklerpost hier entlang zu digitalisieren, bringt große Vorteile. Doch die Umstellung ist gar nicht so einfach. Einige Punkte sollten dabei beachtet werden. Allem voran müssen Makler sich organisatorisch mit den digitalen Strecken beschäftigen und eine zentrale Verantwortung mit klaren Zuständigkeiten im eigenen Unternehmen abbilden, welche sich um die Beantragung und Erneuerung von Zugängen, Freischaltung von Agenturnummern und Organisation der Übergänge von physischer zu elektronischer Post strukturiert je Gesellschaft widmet. Empfehlenswert ist es auch, dass direkt für eine Urlaubsvertretung der Einheit gesorgt wird. Verschiedene Übertragungswege Zu Beginn wird der Makler mit der Vielfalt der möglichen Abrufarten konfrontiert. Die standardisierten BiPRO-Schnittstellen sind die stabilste Übertragungsart mit den meisten Begleitinformationen und der höchsten Abdeckung an übermittelten Dokumentarten. Zu Beginn sollte der Makler eine Übergangsphase beim ersten Abruf einplanen, denn häufig ist es beim Start nicht klar, welche Poststücke vom Versicherer im Detail bereitgestellt werden können, da die physische Post und die BiPRO-Post nicht in allen Fällen identisch sind. Ein kontrollierter Übergang im parallelen Testfeld ist zu empfehlen, um wichtige Erfahrungen zu sammeln. Das Maklerportal-Postfach im Extranet der Gesellschaft ist ebenfalls weit verbreitet. Sofern der vom Makler genutzte Client den portalbasierten Download unterstützt, bedarf es der geringsten Vorarbeit, da sowohl die Zugänge als auch der Lieferumfang bereits bekannt sind. Hinzu kommt die artverwandte Übertragung von standardisierten, jedoch weitgehend unstrukturierten E-Mails mit PDF-Anhängen und die Abholung von (S)FTP-Servern. Bei den vorgenannten drei Kanälen sind zwar die Lieferumfänge bekannt, aber die Qualität der Begleitdaten ist gegenüber den BiPRO-Services deutlich geringer, wodurch die automatisierte Weiterverarbeitung häufig eingeschränkt ist. Auch die klassische Übermittlung von physischer Post und der damit verbundene Scanprozess sind nicht zu vernachlässigen, sofern die Post in Gänze berücksichtigt werden soll. Hierfür benötigt der Makler geeignete Tools, die beispielsweise mittels künstlicher Intelligenz die Daten aus den gescannten Dokumenten extrahieren und dem MVP zugänglich machen. Verschiedene Formen der Authentifizierung Je nach Übertragungsweg gibt es bei den Gesellschaften unterschiedliche Zugangsdaten in unterschiedlichen Formen. Die langfristig bequemste Form sind zentrale Authentifizierer (z. B. easy Login oder TGIC), bei denen die Makler sich mit Zertifikat, Mobile- TAN oder USB-Token über mehrere Versicherer mit einem Zugang anmelden können. Dabei werden jedoch noch nicht alle Versicherer unterstützt, sodass es zusätzlich bei einigen Gesellschaften noch direkter Authentifizierungsformen bedarf. Dies können wiederum je Versicherer unterschiedliche sein. Beachten sollte der Makler, dass die Zugänge, je nach Art, regelmäßig ablaufen. Dieser Prozess sollte in der zuständigen Organisationseinheit kontrolliert und aktiv begleitet werden, um die Lieferung von digitaler Post nicht zu gefährden und haftungs- und servicerelevante Vorgänge nicht zu versäumen. Datennutzung und Prozessautomation Durch das Liefern von sogenannten zuordnungsrelevanten Daten (z. B. Schaden-, Vertrags- oder Vorgangsnummer, Versicherungsnehmer und Vertrags-/ Produktinformationen) kann zusätzlich 94 Februar 2020

zur Abholung eine automatisierte Zuordnung zur elektronischen Akte im MVP und die automatisierte Weiterleitung an einen fachlich zuständigen Sachbearbeiter ermöglicht werden. Dadurch erhält der Makler eine bequeme Archivierung und eine qualitative Postverteilung ohne Zeitaufwand. Weiterhin wird das Auslösen von fachlichen Folgeprozessen durch die Übermittlung der zum Dokument gehörenden sogenannten Geschäftsvorfallnummer möglich. Diese Information beschreibt konkret, worum es sich beim Dokument handelt. Daraus kann abgeleitet werden, wie der Empfänger mit dem Dokument und folglich dem darin beschriebenen Inhalt fachlich umgehen muss. Im Zielbild kann mit der korrekten Geschäftsvorfallnummer der fachliche Folgeprozess ausgelöst und die Weiterverarbeitung des Dokumentes maschinell erledigt werden. Bei einigen Gesellschaften werden bereits zusätzlich zu vorgenannten Daten auch Vertragsinformationen (z. B. Beiträge, Mahnstände, Deckungen) übermittelt. Diese können ebenfalls von einigen MVPs aufgenommen und zur Datenaktualisierung oder automatisierten Antrags- und Nachtragskontrolle genutzt werden, um Maklern die zeitintensive manuelle Nacherfassung zu sparen. Geschäftsvorfälle korrigieren Leider liefern (noch) nicht alle Versicherer die volle und korrekte Ausprägung der Datenfelder, welche die BiPRO- Norm beschreibt. Dies ist insofern ein Problem, da die Prozesse, welche auf die Geschäftsvorfälle und enthaltenen Daten vom Makler aufgesetzt werden, häufig übergreifend gestaltet sind, um eine hohe Wiederverwendbarkeit zu gewährleisten. Sofern die gelieferten Daten unterschiedlich ausgeprägt, fehlerhaft oder leer sind, können die definierten Automatismen nicht greifen und es kommt zu ausbleibenden oder im schlimmsten Fall zu fehlerhaften Verarbeitungen. Um dieses Problem zu lösen, benötigt der Makler entsprechende Tools in seinem MVP oder BiPRO-Client, um gegebenenfalls aktiv in die Lieferungen Sasha Justmann (l.) und Marcel Hanselmann (r.) raten Versicherungsmaklern eine sehr sorgfältige Planung für die Umstellung auf digitale Maklerpost an. eingreifen und sie korrigieren zu können. Im besten Fall stellt der Anbieter des eingesetzten BiPRO-Clients bereits aktiv Regelwerke und Filter bereit, welche der Makler nutzen kann, und/oder bietet Funktionen zur Texterkennung und Geschäftsvorfallermittlung an. Dies ist notwendig, um die Maklerpost korrekt zu verarbeiten und keine Zuordnungsoder Weiterleitungsfehler zu produzieren. Unerwünschte Poststücke intelligent filtern Es kommt vor, dass Dokumente vom Versicherer bereitgestellt werden, welche in der individuellen Prozesslandschaft eines Maklers gegebenenfalls nicht bearbeitet oder archiviert werden müssen (z. B. Eingangspost, Leerseiten, wiederkehrende Begleitschreiben). Damit diese Dokumente gar nicht erst in das Postfach eines Sachbearbeiters zugestellt werden, unterstützen moderne BiPRO-Clients die Aussteuerung auf Basis von Regeln und Filtern, welche auf die Daten und den Dokumenteninhalt der Post zugreifen. Dieser Mechanismus hilft dabei, unerwünschte Lieferungen zu ignorieren und die Flut von Post auf das Wesentliche zu reduzieren. Erfahrungsgemäß kann diese Funktionalität monatlich viele Stunden Arbeitszeit pro Sachbearbeiter einsparen. Fazit Die Chancen und Herausforderungen bei der digitalen Maklerpost sind: alle Übertragungswege in einen zentralen Prozess zu vereinen, die enthaltenen Daten aktiv zu nutzen und daraus Prozesse zu automatisieren. Auf dem Weg dahin müssen Makler eine Organisationseinheit aufsetzen, für sich Qualitätsansprüche definieren, gegebenenfalls korrigierend eingreifen und Steuerungsregeln implementieren. Das Ergebnis wird ein kontrollierter und einheitlicher Posteingangsprozess, mit dem der Makler seine Datenqualität verbessert, Servicezeiten optimiert und kosteneffizienter arbeitet. W Von Marcel Hanselmann und Sasha Justmann, Geschäftsführer der zeitsprung GmbH & Co. KG Februar 2020 95

AssCompact

AssCompact 05/2019
AssCompact 04/2019
AssCompact 03/2019
AssCompact 02/2019
AssCompact 01/2019
Februar Unternehmen Vermittler Makler Versicherer Pflege Thema Deutschland Digitalisierung Banken

Neues von AssCompact.de