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AssCompact 07/2019

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MANAGEMENT & VERTRIEB

MANAGEMENT & VERTRIEB Digitale Provisionsabrechnungen schützen vor Fragen des Finanzamts Interview mit Dirk Pappelbaum, Geschäftsführer der Inveda.net GmbH Die Inveda.net GmbH entwickelt Softwarelösungen für die Versicherungswirtschaft und den Versicherungsvertrieb. Dazu gehört ein Tool zur Provisionsabrechnung. Das Unternehmen beschäftigt sich dabei aber nicht nur mit der technischen Seite. Herr Pappelbaum, lassen sich Provisionsabrechnungen heutzutage nur noch digital vornehmen? Eine digitale Provisionsabrechnung ist heutzutage Standard. Denn die Komplexität in diesem Segment lässt sich nur noch mit professioneller Software effektiv und fehlerfrei durchführen. Das spart Zeit, minimiert Fehler und senkt Kosten. Wenn Fehler auftreten, dann liegt es eher daran, dass die Regeln falsch definiert wurden. Die Digitalisierung führt auch dazu, dass immer weniger Mitarbeiter im Unternehmen in die Details eingeweiht sind, und je mehr Regeln die Provisionsabrechnung bestimmen, desto mehr leidet die Transparenz. In der Vergangenheit haben die Finanzämter meist die einzelnen Provisionsabrechnungen infrage gestellt und kontrolliert. Mit zunehmender Digitalisierung verschiebt sich der Fokus auf andere Bereiche, denn die Prüfer sind nur dann erfolgreich, wenn sie auch Fehler finden. Aktuell werden deshalb verstärkt die Prozesse außerhalb der Software geprüft. Die Inveda bietet mit IBePro ein entsprechendes Softwaretool an. Was sind die wichtigsten Spezifika? Schwerpunkt von IBePro ist die Abrechnung von großen Provisionsbeständen. Herausforderungen sind dabei die Geschwindigkeit, aber auch die Anbindung an nachgelagerte Prozesse wie Auszahlung und Verteilung der Belege an die Vertriebspartner. Da unsere Software schon seit einigen Jahren im Einsatz ist, haben wir mittlerweile alle denkbaren Regeln für die Provisionsabrechnung in der Software abgebildet. Ein weiterer Aspekt ist die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung, denn Daten zu Verträgen und Kunden, zu Provisionen und Strukturen ändern sich mit der Zeit. Die Berechnung muss aber auch für vergangene Auszahlungen jederzeit nachvollziehbar sein. Besonders heikel sind immer die Datenänderungen in einer Abrechnungsperiode. Hier kann IBePro Änderungen taggenau unterscheiden. „In der Vergangenheit haben die Finanzämter meist die einzelnen Provisionsabrechnungen infrage gestellt. Mit der Digitalisierung verschiebt sich der Fokus auf andere Bereiche außerhalb der Software.“ Bei welchen Unternehmen kommt es zum Einsatz? Unsere Software kommt sowohl bei Maklerpools und Strukturvertrieben als auch bei kleinen Maklerbüros zum Einsatz. Die Technik bringt auch neue Prozesse mit sich. Wo können Sie da helfen? Der Kunde wünscht sich in der Regel eine Software, die seine Geschäftsprozesse exakt abbildet. In der Praxis stellt sich jedoch oft heraus, dass unserer Kunden ihre Abläufe zunächst überdenken und an die neuen digitalen Möglichkeiten anpassen müssen. Das heißt, die Probleme liegen oftmals nicht auf der technischen Seite, sondern sie entstehen durch nicht vollständig durchdachte Abläufe. Wir haben über die Jahre jede Menge Kompetenz in Bezug auf Provisionsabrechnung, Anforderungen der Finanzämter und Vorgehensweise bei der Buchhaltung aufgebaut, sodass wir unseren Kunden bei diesen Themen beratend zur Seite stehen können, auch unabhängig von einem eventuellen Einsatz unserer eigenen Software. Fest steht, als Softwareentwickler muss man heute einen beträchtlichen Teil der Arbeit den Geschäftsprozessen des Kunden widmen. Provisionszahlungen geraten verstärkt ins Visier des Finanzamts. Warum? Die meisten Finanzbetriebe richten ihre Abrechnungen klar nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation aus. Die Finanzämter bemängeln gelegentlich, dass Prozesse nicht klar definiert und die Provisionsabrechnungen nicht immer nachvollziehbar sind. Wenn Buchungen nicht eindeutig zugeordnet werden können, darf das Finanzamt diese anzweifeln. Letztlich geht es dem Finanzamt um eine klare Dokumentation der stattfindenden elektronischen Prozesse, die an der Erstellung von Abrechnungen beteiligt sind. Die Aufgabe des Finanzamts besteht darin, Steuern festzusetzen und zu erheben und so die Einhaltung der ordnungsgemäßen Buch- 88 Juli 2019

führung zu überwachen und, wo diese nicht eingehalten wird, die Ergebnisse anzuzweifeln. Der Worst Case: Wenn im Rahmen einer Tiefenprüfung die abrechnungstechnischen Abläufe nicht nachvollziehbar sind, dann unterstellt das Finanzamt gern, dass Geschäfte absichtlich verschleiert werden. Provisionen, die von Versicherern bezahlt werden, sind aber nicht umsatzsteuerpflichtig. Wo ist das Problem? Da wird gern einiges durcheinandergebracht. Die Vermittlungen von Versicherungen und die Abschluss- bzw. Bestandsprovisionen sind umsatzsteuerbefreit. Allerdings gilt dies nur, solange der Makler ausschließlich als Vermittler aktiv ist. Sobald er auch andere Leistungen gegen Entgelt im Rahmen seiner Maklertätigkeit erbringt, kann dies schnell zur Umsatzsteuerpflicht führen. Ein Beispiel dafür wäre die Honorarberatung. In der Praxis lassen sich einige Makler durch Nutzung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 Umsatzsteuergesetz) von der Umsatzsteuer befreien. Dabei muss beachtet werden, dass der jährliche Umsatz nicht höher als 17.500 Euro netto sein darf. Da diese Grenze innerhalb eines Jahres sowohl unter- als auch überschritten werden kann, führt dies zu Korrekturen in der Provisionsabrechnung, wenn die betreffenden Makler ihren Status ändern. Das Unternehmen muss also die Vorgänge in einer Dokumentation nachweisen. Was heißt das genau? Hier geht es um den Nachweis, dass die Abrechnung der Provisionen festen Regeln folgt und nicht willkürliche Abweichungen stattfinden. In einer Verfahrensdokumentation werden deshalb nicht nur die Regeln festgehalten, es wird auch dargelegt, wie man die Einhaltung der Regeln überwacht. Abweichungen von der Regel können durch Mitarbeiter, aber auch durch Fehler in Softwareprogrammen stattfinden. Eine Verfahrensdokumentation macht auch transparent, wie die erfassten Daten und Belege vor Manipulation geschützt sind, wie die Berechtigungshierarchie im Unternehmen ist und wie die Daten vor Verlust geschützt werden. Was muss in der Dokumentation stehen? Die Verfahrensdokumentation muss alle Geschäftsabläufe der Buchhaltung sowie vor- und nachgelagerte Abläufe abbilden. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung für IT-Systeme ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Das eigentliche Dokument zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme. Man muss nachweisen, Dirk Pappelbaum dass alle Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze erfüllt und Fehler oder Lücken durch manuelles Eingreifen behoben werden, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicherzustellen. Inwieweit hilft dabei Ihre Software? Und wie ist diese mit anderen Systemen, etwa Buchhaltung oder MVP, verknüpft? Unsere Software IBePro bildet die Prozesse der Abrechnung korrekt ab, das heißt, die zugrunde liegenden Daten und Belege werden historisch und revisionssicher abgelegt, manuelle Fehlerquellen weitestgehend reduziert. Das beginnt schon mit einem automatisierten Import der Provisionsdaten der Versicherungsgesellschaften. Bei einzelnen Provisionsvorgängen sind entsprechende Plausibilitätsprüfungen hinterlegt und sämtliche Vorgänge werden für die Buchhaltung so vorbereitet, dass sie automatisiert in ein Buchhaltungsprogramm übernommen werden können. Man kann IBePro zusammen mit einem MVP nutzen, IBePro bietet aber auch selbst die Funktionen eines Maklerverwaltungsprogramms. Wie sieht zudem Ihr weiteres Angebot aus? Im Mittelpunkt unserer Arbeit steht der Versicherungsmakler. Unser Motto dabei ist „Inveda macht das Makler-Leben leichter“. Wir haben mittlerweile ein breites Spektrum an Lösungen und Produkten im Portfolio. Das reicht von unserem Online- Redaktionssystem IRes über die Maklerhomepage, eine eigene digitale Unterschriftenlösung bis hin zu unserer Kunden-App Versicherungsanzeiger für die sichere Kommunikation zwischen Makler und Kunden. Daneben sind wir auch in den Bereichen SEO & Social Media und Cloud-Services unterwegs. Nicht zu vergessen unser aktuelles Stundenverwaltungssystem InTime, das gerade nach dem jüngsten EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung für viele Unternehmen ein wichtiges Instrument sein kann. Und sehen Sie sich eigentlich noch als Start-up? Als Start-up können wir uns nach über 17 Jahren am Markt nicht mehr bezeichnen. Gerade mit dem Hype um FinTechs fällt die Abgrenzung schwer, denn wir beschäftigen uns mit denselben Themen. Im Vordergrund steht für uns die Digitalisierung in der Versicherungswirtschaft in allen Aspekten. W Juli 2019 89

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