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AssCompact 08/2020

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RUND UMS VERMITTLERBÜRO

RUND UMS VERMITTLERBÜRO © Tierney – stock.adobe.com Sicher UND nutzerfreundlich? So klappt das auch im Home-Office Im Zuge der Corona-Krise ist das Thema Home-Office auch in der Versicherungsbranche angekommen. Vermittler müssen zuverlässig auf Anwendungen und Kundendaten zugreifen können, dabei aber strenge Datenschutzvorgaben erfüllen. Doch wie lässt sich das im Home-Office sicher und nutzerfreundlich gewährleisten? Vermittler haben jeden Tag mit hochsensiblen Daten zu tun. Das Thema Datenschutz nimmt daher einen hohen Stellenwert ein und endet nicht an den Grenzen des Unternehmensnetzwerks. Daten müssen auch außerhalb des Firmennetzwerks – vor Ort beim Kunden, unterwegs oder im Home-Office – geschützt sein. Da viele Versicherungsvermittler auch vor Corona schon häufig außerhalb des Unternehmensnetzwerks arbeiteten, waren sie für das Home-Office bereits gut aufgestellt. Aber es ist ein Unterschied, ob nur der Außenvertrieb unterwegs ist oder ob alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. So war häufig noch nicht jeder Prozess darauf ausgerichtet, nicht jeder Mitarbeiter mit den notwendigen Geräten ausgestattet, nicht jedes Gerät entsprechend verwaltet und mit relevanten Anwendungen versehen. Ebenso war die Serverkapazität vielleicht noch nicht auf den erhöhten Datentransfer ausgerichtet. Doch diese Herausforderungen können gelöst werden und das sollten Unternehmen auch tun, denn das Modell Home-Office hat viele überzeugt. Wunsch nach mehr Home-Office Das Arbeiten im Home-Office findet bei vielen Anklang. Mitarbeiter schätzen die Flexibilität und Abwechslung, Unternehmen die erhöhte Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität. Laut einer Studie des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation wünschen sich 68% der befragten Arbeitnehmer, die Home-Office bei ihrer Tätigkeit für möglich halten, auch zukünftig mehr von zu Hause aus arbeiten zu können. 39% der Befragten hatten zuvor nicht im Home-Office gearbeitet, weil ihr Unternehmen es vor Corona nicht erlaubte. Doch auch viele Unternehmen haben festgestellt: Das Arbeiten von zu Hause aus gelingt. Das Argument „Das funktioniert nicht“ wurde entkräftet. Zukünftig werden Unternehmen vermehrt auf das Home-Office-Konzept setzen. Hierfür sollten sie frühzeitig aktiv werden. Technologien für Sicherheit und Produktivität Wenn mobiles Arbeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Gewinn sein soll, muss dies sicher und nutzerfreundlich sowie mit überschaubarem Aufwand realisierbar sein. Denn nur so lassen sich Datenschutz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit erreichen. Zunächst gilt es zu klären, welche Mitarbeiter zu welchem Zweck im Home-Office arbeiten und welche Aufgaben sie dort erledigen sollen. Das gibt Aufschluss darüber, auf welche Daten und Anwendungen Zugriff bestehen muss und welche Serverkapazitäten erforderlich sind. Anschließend ist zu entscheiden, welche Geräte zum Einsatz kommen sollen: Nur firmeneigene oder auch private? Welches Betriebssystem und welche Hersteller? Sind sie bereits vorhanden oder müssen sie noch angeschafft werden? Dürfen sie sowohl beruflich als auch privat genutzt werden? So kann es 104 August 2020

eispielsweise sein, dass der Innendienst zwar bereits mit einem Laptop, aber noch nicht mit einem gegebenenfalls notwendigen Firmenhandy ausgestattet ist. Darauf aufbauend ist zu klären, wie die Geräte sicher verwaltet werden können. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen. Auch solche, die unabhängig von der Unternehmensgröße umsetzbar sind. UEM-Systeme Sogenannte Unified-Endpoint-Management-Systeme (UEM) sind eine Option und helfen bei der Verwaltung von mobilen Endgeräten wie Smartphones, Laptops und Tablets. All diese Geräte können über eine zentrale Plattform verwaltet und mit Sicherheitskonfigurationen versorgt werden – unabhängig vom Betriebssystem. Auch private Geräte werden bei Bedarf über eine UEM- Lösung verwaltet. Mithilfe des UEM- Systems können beispielsweise wichtige Updates von zentraler Stelle verteilt und per Fernzugriff auf alle Unternehmensgeräte aufgespielt werden. Gegebenenfalls bestehende Sicherheitslücken werden damit schnell geschlossen. Mit einer UEM-Lösung erhalten die Geräte zudem Zugriff auf relevante Daten und Anwendungen. Bei Bedarf können sie jedoch auch aus der Ferne wieder vom Gerät entfernt werden. Die Trennung von beruflichen und privaten Daten wird dabei ebenfalls sichergestellt. Container-Lösungen Eine andere Option zur Verwaltung stellen Container-Lösungen dar. Diese konzentrieren sich lediglich auf den Schutz der Unternehmensdaten. Container-Lösungen sorgen für eine separate Speicherung von beruflichen und privaten Daten. Alle beruflichen Daten werden in einem Container verschlüsselt gespeichert und von der IT verwaltet. Private Daten werden außerhalb des Zugriffsbereichs der IT gespeichert. Die Privatsphäre des Nutzers bleibt auf diesem Wege geschützt. VPN für sichere Verbindungen In einem weiteren Schritt muss dafür gesorgt werden, dass die Kommunikation zwischen Geräten und IT-Systemen in jedem Netzwerk abgesichert ist. Hierfür haben viele Unternehmen bereits eine VPN-Lösung im Einsatz. Ein VPN kann Teil eines UEM-Systems sein, ist aber auch als separate Lösung verfügbar – aus Kostengründen allerdings meist nur für ausgewählte Mitarbeiter. Für eine vollständige Etablierung des Home-Office-Modells muss die VPN-Lösung eventuell an weitere Mitarbeiter ausgerollt werden. Von der Sicherheit zur Nutzerfreundlichkeit Mobiles Arbeiten soll nicht nur sicher sein, es soll auch reibungslos gelingen. Stabile Verbindungen sind hierfür Grundvoraussetzung, da jeder Zugriff auf Versicherungsdokumente und jede Tarifberechnung eine gute Verbindungsqualität erfordert. Einige VPN-Lösungen können auch hierbei helfen: Sie können Verbindungsabbrüche überwinden und Videocalls selbst bei schlechten Verbindungen ermöglichen. Aber auch andere Faktoren wie Authentifizierungsverfahren tragen zur Nutzerfreundlichkeit bei. Wird bei jedem Zugriff die Multi-Faktor-Authentifizierung angewendet, so ist das zwar sicher, aber auch lästig. Erst recht, wenn physische Token erforderlich sind. Das sind Geräte zur TAN-Generierung, die man zur Authentifizierung von Zahlungen beim Online-Banking kennt. Der Nachteil: TAN-Generatoren müssen extra mitgenommen werden. Angenehmer ist die Verwendung von Softtoken, die über eine App auf dem Smartphone generiert werden. Beim Öffnen der App wird ein Code erzeugt, der beim Login angegeben werden muss. Der Einsatz von Softtoken ist nutzerfreundlich, da keine zusätzliche Hardware angeschafft und mitgeführt werden muss. Aber auch das geht noch besser: Über ein UEM-System können Unternehmen in Abhängigkeit von Kriterien wie Gerät, App, Netzwerk und Zertifikat eine einfachere Anmeldung ermöglichen – in bestimmten Fällen sogar ohne Passwort. Fazit Versicherungsvermittler sind bei der Realisierung von mobilen Arbeitsmodellen häufig schon auf gutem Wege. Die Erfahrungen aus der Corona-Zeit führen dazu, dass auch Innendienstmitarbeiter häufiger im Home-Office arbeiten möchten. Betriebe sollten das langfristig allen Mitarbeitern ermöglichen und die entsprechenden Vorkehrungen treffen. Der Schutz sensibler Daten hat oberste Priorität, lässt sich aber mit entsprechenden Technologien, die gleichzeitig die Nutzerfreundlichkeit erhöhen, problemlos gewährleisten. W Von Marco Föllmer, geschäftsführender Gesellschafter der EBF GmbH August 2020 105

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