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AssCompact 09/2018

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SOFTWARE © natali_mis

SOFTWARE © natali_mis – Fotolia.com Eine Münze werfen hilft nicht: Software im Maklerunternehmen Nur jeder zweite Makler arbeitet mit einer professionellen Software für Beratung und Verwaltung. Aber der Druck wächst, deshalb befassen sich nicht nur Neugründer mit dem Thema digitale Modernisierung der Maklerfirma. Die Auswahl unter den Tools ist groß: Eine Entscheidung per Münzwurf hilft nicht weiter. Befragungen von Teilen der Maklerschaft in den vergangenen Jahren zeigen, dass der Einsatz von Software in Maklerfirmen sehr stark differiert. Nur jeder zehnte Makler setzt in fast jeder Beratungssituation ein CRM ein. Ein Fünftel der Makler verwendet nie ein Kundenverwaltungsprogramm. Bei Beratungs-, Vergleichs- und Angebotssoftware wird die Zahl der Verweigerer kleiner. Der Verlass der Makler auf Angebote für Kunden durch Versicherer oder Maklerbetreuer ist immer noch groß, wie die Auswertung von Befragungen für das Vermittlerbarometer des AfW-Verbandes zeigt. Eine klare Strategie muss auch in der Software - auswahl bestimmend sein Um eine geeignete Softwareausstattung zu finden, ist die Bestimmung der eigenen Strategie und Ziele unabdingbar. Themen wie vorhandene oder angestrebte Spezialisierung, Betriebsgröße und die Zusammenarbeit mit Pools haben ebenso Einfluss auf die Auswahl des bestmöglichen Softwarepaketes wie die bevorzugte Art der Beratung. Die klassische Face-to-Face-Beratung macht andere Softwarekomponenten als die Online-Beratung notwendig. Nach den Überlegungen zu Strategie und Zielen sollte sich der Makler mit den Trends und Möglichkeiten der Digitalisierung intensiver befassen. Digitalisierung sind nicht nur Apps und Tools, also neue technologische Lösungen. Digitalisierung ist eine grundlegende Veränderung der Informationsbeschaffung, Kommunikation und des gesamten Arbeitsprozesses. Das sind Veränderungen, die vom Einzelnen nicht mehr dauerhaft erfolgreich bewältigt werden können. Daraus muss sich die Schlussfolgerung des Maklers ergeben, dass ein Einsiedler-Dasein mit autarken EDV-Lösungen zum Scheitern führen muss. Wer mit seinem Lebenswerk in Stille verharrt, muss mit Wertverlust zur Sicherung des eigenen Lebensabends rechnen. Eine ausreichende Absicherung des Ruhestandes lässt sich nur mit einem optimalen Verkaufspreis realisieren. Dies gilt besonders für Makler, deren aufgebauter Kundenbestand die wichtigste Form der eigenen Alterssicherung darstellen soll. In einer Befragung für das AfW- Vermittlerbarometer gaben immerhin 56% der Befragten an, dass der eigene Bestand beim Verkauf eine (die!) wichtigste Rolle bei der Altersvorsorge spielt. Deshalb gilt es, sich mit den Wertfaktoren der eigenen Unternehmensführung rechtzeitig zu befassen. Software passend zu Zielgruppe und Beratungsschwerpunkten Die Entscheidung zur Differenzierung vom Markt durch Spezialisierung auf eine 118 September 2018

Zielgruppe oder thematische Beratungsschwerpunkte stellt einen weiteren Aspekt für die Entscheidung zur Softwareauswahl dar. Es gibt gravierende Unterschiede in der Auswahl von Angebotssoftware zwischen standardisiertem Privatkundengeschäft im Gegensatz zur Beratung zu biometrischen Risiken, bAV oder bKV. Die gewählte Zielgruppe hat ebenso Einfluss auf Software-Parameter wie vorhandene Kooperationen, Bedarf für mobile Beratungen, Umfang der gewünschten Dokumentation, Beratung durch Außendienstmitarbeiter oder Kundenbetreuer. Alles muss zum Workflow des Maklerunternehmens passen. Themen wie Datensicherung in der Cloud oder eine DSGVO-konforme IT-Struktur kommen noch dazu. MVP, Homepage und Beratungssoftware sind Kernstücke Als die Kernstücke der Software im Maklerunternehmen sehe ich Maklerverwaltungsprogramm (MVP), Beratungssoftware und Homepage an. Das empfehle ich auch bei Strategieberatungen bei Maklern für einen effektiven digitalen Workflow. Die Auswahl des passenden MVP ist durch den aktuell stattfindenden Konsolidierungsprozess bei den Anbietern für den Neu- oder Späteinsteiger schwieriger geworden. Mangelnde technische Kenntnis und unklare Vorstellungen, wie ein effektiver Workflow überhaupt aussehen soll, bereiten vielen Maklern Probleme bei der MVP-Auswahl. Weitere Auswahlkriterien zur Zukunftsfähigkeit des MVP sind BiPRO-basierte Schnittstellen zu Versicherern und Pools, Kompatibilität zu Beratungs- und Kommunikationstools oder Möglichkeiten der Automatisierung bestimmter Prozesse. Wegen dieser Komplexität haben wir eine Checkliste zur Unterstützung der Auswahl von passenden MVP und seiner Anbieter erstellt, die wir in der Beratungspraxis einsetzen. Das MVP prägt die Effizienz der Kundenberatung und -verwaltung, also die inneren Prozesse, entscheidend. Das Aushängeschild nach außen ist die Homepage. Deren Funktion nur als Visitenkarte im Web zu sehen, greift zu kurz. Moderne Homepages können mehr: Verbindung mit Landingpages, Kundenportal und digitaler Kundenordner, Möglichkeiten zum selbstständigen Vergleichen für Kunden, Online-Abschluss mit digitaler Unterschrift bis hin zur Suchmaschinenoptimierung für die Spezialitäten des Maklers. In Sachen Beratungssoftware tut sich am Markt Interessantes. „Selbstgestrickte“ Excel-Tools werden abgelöst durch mit dem MVP verbundene Risikoanalysen, Produkt- und Marktvergleiche und deren sofortige Dokumentation. Solche standardisierten Lösungen stärken das Kundenvertrauen, erhöhen die Transparenz der Beratung und sind hocheffizient für den Makler für die finanziellen und personellen Ressourcen. Optimale Gesamtlösung statt vieler Einzeltools Mit der Welle der Digitalisierung wurden für Versicherer und Vermittler viele neue und innovative Möglichkeiten entwickelt, die nicht nur den Zeitgeist widerspiegeln, sondern wirksame Beiträge für ein effektives Prozess- und Zeitmanagement ermöglichen. Was geht da heute nicht alles? Termine beim Makler direkt über die Webseite buchen, Briefpost gleich als PDF bekommen, elektronische Unterschrift, automatische Archivierung von bestimmten Mails, Chat- und Sprachsteuerung von Informationsbeschaffungen und so weiter. Es ist schon enorm. Ich vertrete die Auffassung, dass bei aller Attraktivität von Einzeltools einer weitgehend optimalen Gesamtlösung der Vorzug zu geben ist, die die eingangs geschilderte Strategie und Aufstellung des Maklers auch abbildet. Was soll der Makler beispielsweise mit der Dienstleistung Briefpost per PDF, wenn diese dann mit dem gewählten MVP nicht kompatibel ist oder PDFs wieder manuell ins CRM eingefügt werden müssen? Ein digitaler Flickenteppich hat neben technischen Nachteilen meist auch negative Auswirkungen auf den Außenauftritt der Maklerfirma und die vom Kunden gewünschte Einfachheit und Transparenz. Eine weitgehende Gesamtlösung macht das Cross-Selling, eine optimale Kundenbindung und die teilweise oder vollständige Automatisierung von Prozessen im modernen Maklerbüro besser möglich. Verzichten Sie deshalb auf den Wurf einer Münze und nutzen Sie das Know-how von Experten für eine optimale Unternehmensaufstellung. W Von Dr. Peter Schmidt, Spezialisierter Unternehmensberater für Makler und Versicherungen und Inhaber Consulting & Coaching Berlin September 2018 119

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